ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณพุทธศักราช 2526 ฉบับ 4 พ.ศ.2564
ดาว์นโหลดคลิกที่นี่
ฉบับเดิมเพื่อประกอบการศึกษาข้อมูล คลิกที่นี่
ระเบียบฉบับนี้จะมีใจความสำคัญหลักๆอยู่ 2 ประการซึ่งจะบังคับใช้อยู่ 2 ช่วงดังนี้
1. ส่วนที่บังคับใช้ 90 วันหลังจากประกาศในราชกิจจานุเบกษา
ในข้อ 7 ระเบียบได้กำหนดว่า ให้หน่วยงานดำเนินการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักซึ่งหมายความว่าการส่งหนังสือ และรับหนังสือหน่วยงานราชการจะต้องใช้ช่องทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก โดยมีข้อยกเว้นคือกรณีเป็นความลับของทางราชการชั้นลับที่สุดหรือมีเหตุจำเป็นอื่น โดยเมื่อส่งแล้วผู้ส่งต้องตรวจสอบผลการส่งทุกครั้ง และในกรณีการรับ ต้องแจ้งผลการรับทุกครั้งด้วยเช่นกัน
ข้อ 10 ระเบียบกำหนดว่า ให้ส่วนราชการจัดให้มี ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับปฏิบัติงาน หรืออย่างน้อยจะต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลาง หรือจะว่าง่ายๆนั่นก็คืออีเมลโดยในส่วนนี้ตัวระเบียบได้กำหนดรูปแบบการกำหนดชื่ออีเมลของส่วนราชการต่างๆไว้ ในส่วนนี้ทางเราอธิบายเพิ่มเติมอีกครั้งหนึ่ง และเมื่อมีอีเมลแล้วส่วนราชการจะต้องเผยแพร่ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ในเว็บไซต์ของหน่วยงาน
และที่สำคัญระเบียบฉบับนี้ได้กำหนดว่าหน่วยงานจะต้องแจ้งอีเมลส่วนกลางของหน่วยงานไปที่สำนักงานพัฒนารัฐบาล digital พร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์เจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ตรวจสอบหนังสือ ซึ่งในส่วนนี้ถือเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้การติดต่อสื่อสารในระบบราชการนับตั้งแต่ระเบียบฉบับนี้บังคับใช้เป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ระเบียบกำหนดให้มีความปลอดภัยของข้อมูลมากยิ่งขึ้นโดยกำหนดให้มีการ backup ข้อมูลนอกจากในส่วนที่ใช้งานอยู่อย่างน้อยอีก 1 แห่ง
ในส่วนนี้หน่วยงานราชการจึงจำเป็นต้องมีอีเมลที่มีประสิทธิภาพสูงและมีความปลอดภัยสามารถเข้าถึงได้ตลอดทั้งนี้ยังต้องสามารถส่งอีเมลเข้าออกได้จากอีเมลชั้นนำต่างๆเช่น gmail hotmail yahoo
และที่สำคัญไฟล์ทุกอย่างที่อยู่ในระบบอีเมลจะต้องถูกเก็บอย่างมีความปลอดภัยสูงสุดเนื่องจากจะต้องสามารถเรียกดูในภายหลังได้
2. ส่วนที่บังคับใช้ในวันที่ 1 มกราคม 2565
ส่วนนี้โดยจะเป็นระเบียบข้อที่ 8 กำหนดว่าให้หน่วยงานราชการจัดให้มีทะเบียนหนังสือรับทะเบียนหนังสือส่งบัญชีหนังสือส่งเก็บ และเอกสารอื่นๆ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
โดยในระเบียบได้กำหนดว่ารูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ เก็บในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้โปรแกรมประมวลผลต่างๆเช่น microsoft excel google sheet apple number
จากที่ดูในระเบียบจะเห็นได้ว่าวัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูลหลังจากวันที่ 1 มกราคม 2565 นั้นก็คือต้องการให้ข้อมูลสามารถประมวลผลได้ในภายหลังและค้นหาได้อย่างรวดเร็วทั้งยังนำไปต่อยอดใช้ประโยชน์ในภายหลังได้
และข้อดีของการเก็บไฟล์ในระบบดิจิตอลหรือระบบอิเล็กทรอนิกส์นั่นก็คือไฟล์จะสามารถสำรองไว้หรือ backup ไว้ได้ตลอด ทั้งนี้ต้องขึ้นอยู่กับตัวระบบที่ใช้จัดเก็บ
เราได้เห็นความสำคัญในการจัดเก็บข้อมูล และการบริหารจัดการงานสารบรรณ ทีมงานของเราจึงได้พัฒนา ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ระบบของเราออกแบบให้สามารถใช้งาน ได้ตรงกับระเบียบทุกประการทั้งยังอำนวยความสะดวกต่างๆอาทิเช่นสามารถรับอีเมล์ได้โดยตรงจากภายในระบบ บันทึก และออกเลขที่รับได้ทันที พร้อมทั้งกระจายในส่วนของข้อมูลให้กับผู้รับในส่วนราชการนั้นๆ ออกแบบพิมพ์ต่างๆ ตามระเบียบงานสารบรรณกำหนดได้ โดยไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนตัวระบบจะประมวลผลและออกเป็นรายงานให้เอง พร้อมทั้งยังสามารถค้นหาข้อมูลได้ ทำให้ลดขั้นตอนการปฏิบัติงานและสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ระบบของเราจะสามารถใช้งานได้ก่อนวันที่ 23 สิงหาคม 2564 เพื่อให้ทันต่อระยะเวลาที่ระเบียบบังคับ
ในเบื้องต้นเราจะให้บริการกับหน่วยงานองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นเท่านั้น โดยลูกค้าเดิมที่จะทำเว็บไซต์กับทางเราสามารถติดตั้งระบบได้ทันที และพร้อมใช้งาน
ส่วนของลูกค้าใหม่ที่จะทำเว็บไซต์กับหน่วยงานอื่นๆ จำเป็นจะต้องย้ายเว็บไซต์มาอยู่กับทางเราเนื่องจากการจัดทำระบบ email จะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ในการทำงานกับระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
โดยระบบของเราจะมีการสำรองข้อมูลลูกค้าทุกวันเพื่อความมั่นใจในความปลอดภัย เราใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ server ที่มีประสิทธิภาพสูง สามารถออนไลน์ได้ตลอดเวลาเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
หน่วยงานที่สนใจสามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ โดยคุณสมบัติต่างๆของระบบเราจะเผยแพร่เร็วๆนี้